Varje gång en nyckel överlämnas eller lånas ut ska ett nyckelavtal upprättas och undertecknas av både den som överlämnar nyckeln och mottagaren. Avtalet bör inkludera information som mottagarens namn, datum för utlämning, en beskrivning av nyckeln samt datum för återlämning. Dessutom kan eventuella ytterligare villkor specificeras i nyckelavtalet.