När du skapar aktieboken ska du utgå från bolagets grundhandlingar. Stiftelseurkunden anger vilka som tecknat aktier och hur många, och bolagsordningen visar om bolaget har olika aktieslag. Om du skapar en ny aktiebok för att den tidigare saknas behöver du även underlag som visar förändringar i ägandet, såsom överlåtelseavtal och protokoll eller beslut vid nyemissioner, så att aktieboken kan byggas upp med rätt ägare och rätt innehav.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Så ska aktierna tas upp i aktieboken
Aktierna ska finnas med i nummerföljd och varje aktie ska ha ett nummer. När du upprättar aktieboken innebär det att du använder en sammanhängande numrering som motsvarar bolagets totala antal aktier och fördelar aktienumren på aktieägarna så att det tydligt framgår vilka aktier varje person eller företag äger. Därefter för du in aktieägarnas namn, personnummer eller organisationsnummer och postadress, samt anger aktieslag om bolaget har flera aktieslag.
Skapa aktieboken vid bolagsstart
Vid nystart är arbetet i praktiken en överföring av uppgifter från stiftelseurkunden till aktieboken. Du registrerar stiftarna som aktieägare, anger deras uppgifter och kopplar deras innehav till aktiernas numrering. När du är klar ska totalsumman av aktier i aktieboken stämma med bolagets uppgifter om antal aktier och aktiekapital.
Skapa en ny aktiebok om den gamla försvunnit
Om aktieboken är borttappad behöver du återskapa den genom att börja med startläget enligt stiftelseurkunden och sedan lägga in de ändringar som lett fram till dagens ägarbild. När du återskapar aktieboken är det extra viktigt att du kontrollerar att varje ägares innehav stämmer och att aktiernas numrering är sammanhängande och kopplad till rätt ägare.
Datum ska framgå så att ägandet kan följas
När du skapar aktieboken ska datum vara tydliga. Det ska framgå när aktierna tecknats eller förvärvats och, om aktier senare byter ägare, när överlåtelsen skedde. Tydliga datum minskar risken för oklarheter om vem som är aktieägare vid en viss tidpunkt, särskilt vid bolagsstämma och utdelning.
